7.1 Organisatieontwikkeling

Jaarstukken

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 De organisatie werkt opgavengestuurd

1.1 – Opgavengestuurd werken
In het organisatieplan “Kansen gripe troch romte te bieden” staat de gewenste ontwikkeling voor de organisatie om opgavengestuurd te werken. Dit plan is in dialoog met medewerkers tot stand gekomen. Het karakter van dit document is een werkdocument waarmee medewerkers nauw betrokken worden bij de richting die de provincie uit wil. Met de feedback van zowel bestuur als medewerkers is een uitvoeringsplan opgesteld zodat concreter richting wordt gegeven aan wat goed gaat en bewaakt moet worden, en wat verbeterd moet worden gezien onze koers, visie en richting. Dit uitvoeringsplan is opgebouwd uit een aantal bouwstenen, met bijbehorende doelen en acties. In 2019 is op hoofdlijnen het volgende gerealiseerd:

  1. Beleid en de inhoud van het werk
    Outputgericht sturen (op effect) is geïntroduceerd in de organisatie, het strategisch niveau van groepen is vergroot. Datzelfde geldt voor de integraliteit van en tussen groepen. Er zit energie op de uitvoering van opdrachten en teams zijn ‘zelfredzamer’ geworden.
  2. Organisatie (rollen, taken, verantwoordelijkheden, …)
    Er is duidelijkheid gecreëerd in de rollen, taken en verantwoordelijkheden in het model van de opgavengestuurde organisatie. Het kader voor het personeelsbeleid is gereed en de basis voor het kwalitatieve SPP is gelegd.
  3. Personeel (SPP, vitaliteit, leren & ontwikkelen, …)
    Er is intensief afgestemd tussen de pools en de opgaven over de werkwijze van het opgavengestuurd werken en de verschillende rollen en verantwoordelijkheden. De OR heeft hier ook een belangrijke bijdrage aan geleverd en is positief over de aanpak. De werkwijze vanuit de ‘pools’ sluit inmiddels aan op de opgaven en de pools werken meer vanuit de eigen intrinsieke motivatie richting de opgaven.
  4. Bedrijfsvoering (o.a. financiële sturing)
    In het organisatieplan is de scope van de bedrijfsvoering verlegd van de interne processen naar de primaire processen en de ambitie om daar van toegevoegde waarde te zijn.
    Er zijn verbeteringen doorgevoerd in de (management)rapportages, maar er is vooral ook een breder inzicht ontstaan in de behoefte aan sturings- en managementinformatie.
  5. Uitvoering (o.a. samenwerking met andere partijen)
    De focus en het draagvlak in de organisatie op het actief zoeken van de samenwerking met andere partijen (bijvoorbeeld Wetterskip en gemeenten) is vergroot. Bijvoorbeeld in het beheer en onderhoud van infrastructuur, maar ook in het subsidieproces.

Vanuit deze aanpak maken we een heldere vertaling van onze organisatieontwikkeling naar het realiseren van provinciale doelen.

1.2       Concerncontrol
De rol van Concerncontrol is de organisatie te adviseren over het in control zijn en blijven. ‘In control’ zijn betekent dat doelen op een doelmatige wijze behaald worden, binnen de geldende wettelijke kaders. De werkzaamheden van Concerncontrol zijn opgenomen in een onderzoeksplan. GS stellen dat plan jaarlijks vast en de Auditcommissie krijgt het ter informatie. Concerncontrol stelt twee keer per jaar een rapportage op voor GS met onder andere de resultaten van onderzoeken en de onderwerpen waarover is geadviseerd. Verder worden GS en PS geïnformeerd via de bestuurlijke P&C-cyclus. Dit gaat via de lijst van opvolging aanbevelingen in de 1e en 2e berap.

De werkzaamheden bestonden in 2019 uit: het uitvoeren van onderzoeken (conform art. 217a, provinciewet), de verbijzonderde interne controle (conform art. 216 lid 1 en 217 lid 1, provinciewet), gevraagde en ongevraagde advisering, coördinatie van de Rekenkameronderzoeken en het controleren van de declaraties van het bestuur. De Concerncontroller heeft in 2019 deelgenomen aan een aantal stuurgroepen en heeft periodiek overleg gevoerd met de Concerncontrollers f8 en de Concerncontroller van het Wetterskip Fryslân.

Het aantal uren dat aan advisering wordt besteed, neemt (nog steeds) toe. Voorbeelden van advisering bij projecten in 2019 zijn: Natuur, RUG Campus Fryslân, Thialf, Merk Fryslân, Tsjûkemar en De Nieuwe Afsluitdijk. Andere onderwerpen waarover Concerncontrol heeft geadviseerd zijn Windpark Fryslân, Gateway N31, actualisatie onderhoudsbeleidskaders en organisatie(ontwikkeling). Bij laatstgenoemde gaat het om sturing en beheersing zoals het inrichten voor k2 subsidies, het ontwikkelen van monitoring en evaluatie bij opgaven, leantraject boekjaarsubsidies en beheersing van kritische processen.

Uitgangspunt bij de werkzaamheden is het streven naar ‘good governance’. Het gaat daarbij om de vier governance aspecten: sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht. Elk van deze aspecten moet goed ingevuld en geborgd zijn, evenals hun onderlinge samenhang. Overheden zoeken steeds meer de samenwerking op met partijen uit de markt en de samenleving om publieke doelen te realiseren. Er worden meerdere rollen onderscheiden bij het sturen op doelen: de rechtmatige overheid, de presterende overheid, de samenwerkende overheid en overheidsparticipatie. Deze rollen vragen om heldere afspraken over het governancemodel. De invulling daarvan kan per rol verschillen. Twee medewerkers hebben een opleiding gevolgd op het gebied van governance en governance vraagstukken zijn meegenomen in een aantal onderzoeken. Concerncontrol is als adviseur aangesloten bij een aantal projecten die te maken hebben met governance (Regiodeals, natuur en pilot Tsjûkemar).

Print deze pagina