Home Tweede bestuursrapportage Programma 1: Bestuur 1.1 Provinciale Staten en Statengriffie

Programma 1: Bestjoer

1.1 Provinciale Staten en Statengriffie

Begroting

Motie

Motie 9: Opdrachten geven aan Jeugdadviesraad

Wat willen we bereiken?

Provinciale Staten zijn daadkrachtig en nemen weloverwogen, duurzame besluiten. De Statengriffie biedt professionele ondersteuning aan Provinciale Staten en aan de individuele statenleden. Provinciale Staten willen hun besluitvormingsprocedures eenvoudiger, logischer en transparanter maken.

Welke resultaten willen we in 2019 behalen?

Op 20 maart 2019 zijn de Provinciale Statenverkiezingen. Voor de Statengriffie betekent dit extra werk onder andere op het gebied van campagne, introductieprogramma voor de nieuwe staten en zaken rondom de installatie van de staten. Vervolgens zijn in mei de verkiezingen voor de Eerste Kamer ook dit vraagt extra inzet van de Statengriffie.

Welke resultaten willen we in 2019 behalen?

Een goede afhandeling van de provinciale verkiezingen en aansluitend daarop een goede afhandeling van de Eerste Kamerverkiezingen in de staten van Fryslân.
We ontwikkelen een inwerkprogramma voor nieuwe statenleden.
We voeren een nieuw ICT-systeem in ter ondersteuning van het werken van de Staten.
De onderzoekscommissie leereffect grote projecten levert haar rapport op.
We stimuleren het werken met een planningslijst en met startnotities. Ook bewaken we de tijdige afhandeling van moties en toezeggingen.
Verder blijven we, waar mogelijk, provinciaal beleid en planning- en controlproducten inhoudelijk verder verbeteren. We maken deze toegankelijker en transparanter.
We geven de communicatie vanuit gemeenschappelijke regelingen met Provinciale Staten beter vorm, zodat vertegenwoordigers van Provinciale Staten in de algemene besturen van gemeenschappelijke regelingen hun rol beter kunnen invullen en Provinciale Staten beter worden geïnformeerd.
We brengen de provinciale politiek onder de aandacht bij de inwoners van Fryslân. Daarbij gebruiken we nieuwe media actief, zoals Twitter en de Provinciale Staten-applicatie. Om inwoners kennis te laten maken met de politiek, organiseren we weer het statenspel, minstens zo vaak als in 2018, het Fries jeugdparlement, het provinciespel en de gast van de staten.
De betrokkenheid van jongeren is steviger verankerd door het instellen van een Jeugdadviesraad. Deze adviesraad zal 2-4 keer per jaar advies geven over onderwerpen die op de agenda van Provinciale Staten staan. Het advies is zwaarwegend maar niet bindend.

Prestatie indicatoren

Onderwerp	Indicator	Doelwaarde 2019
Vergaderstukken Provinciale Staten, commissies en Steatemerk	Tijdige aanlevering conform het Reglement van Orde	100%
Besluiten/ingekomen stukken Provinciale Staten	Tijdige afhandeling (binnen 10 dagen na besluitvorming)	100%
De vergadering uitgesplitst naar agendapunten en sprekers op de provinciale website	Maximaal drie werkdagen na de vergadering	100%
Jongeren kennis laten maken met de politiek	Organisatie Statenspel, Organisatie Fries jeugdparlement	20

Wat mag het kosten?

Bekijk uitgebreide tabel

Bedragen x € 1.000,-
Totaal lasten
Totaal baten
Saldo van lasten en baten

Realisatie 2017
3.336
136
3.199

Begroting 2018
3.371
17
3.354

Begroting 2019
3.573
17
3.556

Begroting 2020
3.453
17
3.436

Begroting 2021
3.417
17
3.400

Begroting 2022
3.366
17
3.349

Toelichting:

De begrote lasten betreffen alle met Provinciale Staten gemoeide middelen, o.a. voor de griffie, fracties en het onderhoud en de afschrijving van ICT-middelen. De begrote lasten stijgen in 2019 tijdelijk met € 150.000,- in verband met het gereserveerde tijdelijke budget voor de Statenverkiezingen in dat jaar.

De hogere baten in 2017 betrof de eindafrekeningen 2016 van de fractiebudgetten.

Specificatie Exploitatie
Structurele budgetten
Tijdelijke budgetten
Totaal lasten
Structurele budgetten
Voorzieningen
Totaal baten
Saldo van lasten en baten

GS budgetautorisatie
Inter-activiteit
Jongerenparticipatie
Provinciale Staten actief
PS fractie
Rekenkamer
Statenfracties
Statengriffie
Stateninformatiesysteem
Web-casting
It Steatekomitee Frysk
Statenverkiezingen
Jongerenparticipatie
PS fractie
Rekenkamer
Statenfracties
Stateninformatiesysteem
Wachtgelden PS leden

Realisatie 2017
63
7
939
1.002
263
312
642
67
32
3.327
8
8
3.336
2
5
6
116
4
132
4
4
136
3.199

Begroting 2018
87
17
848
287
1.416
611
42
53
3.361
10
10
3.371
17
17
17
3.354

Begroting 2019
88
18
848
287
1.438
638
42
54
3.413
10
150
160
3.573
17
17
17
3.556

Begroting 2020
88
18
848
287
1.438
638
82
54
3.453
3.453
17
17
17
3.436

Begroting 2021
88
18
848
287
1.438
601
82
54
3.417
3.417
17
17
17
3.400

Begroting 2022
88
18
848
287
1.438
551
82
54
3.366
3.366
17
17
17
3.349

Eerste bestuursrapportage

Gewenste resultaten

Beleid

Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).

		Beleid	Tijd	Geld
1	Een goede afhandeling van de provinciale verkiezingen en aansluitend daarop een goede afhandeling van de Eerste Kamerverkiezingen in de staten van Fryslân.
2	We ontwikkelen een inwerkprogramma voor nieuwe statenleden.
3	We voeren een nieuw ICT-systeem in ter ondersteuning van het werken van de Staten.
4	De onderzoekscommissie leereffect grote projecten levert haar rapport op.
5	We stimuleren het werken met een planningslijst en met startnotities. Ook bewaken we de tijdige afhandeling van moties en toezeggingen.
6	Verder blijven we, waar mogelijk, provinciaal beleid en planning- en controlproducten inhoudelijk verder verbeteren. We maken deze toegankelijker en transparanter.
7	We geven de communicatie vanuit gemeenschappelijke regelingen met Provinciale Staten beter vorm, zodat vertegenwoordigers van Provinciale Staten in de algemene besturen van gemeenschappelijke regelingen hun rol beter kunnen invullen en Provinciale Staten beter worden geïnformeerd.
8	We brengen de provinciale politiek onder de aandacht bij de inwoners van Fryslân. Daarbij gebruiken we nieuwe media actief, zoals Twitter en de Provinciale Staten-applicatie. Om inwoners kennis te laten maken met de politiek, organiseren we weer het statenspel, minstens zo vaak als in 2018, het Fries jeugdparlement, het provinciespel en de gast van de staten.
9	De betrokkenheid van jongeren is steviger verankerd door het instellen van een Jeugdadviesraad. Deze adviesraad zal 2-4 keer per jaar advies geven over onderwerpen die op de agenda van Provinciale Staten staan. Het advies is zwaarwegend maar niet bindend.

Toelichting:

3. Het nieuwe Stateninformatiesysteem is bijna gereed. Om de implementatie in één keer goed te doen wordt door de griffie eerst enkele maanden testgedraaid en pas daarna de uitrol naar alle statenleden. Hierdoor is er een kleine vertraging ten opzichte van de oorspronkelijke planning.
5. De planningslijst die het college aanlevert vertoont nog regelmatig een onevenwichtige
verdeling van het aantal onderwerpen per Statenvergadering.
9. De Friese Jeugdadviesraad heeft in 2018 slechts ten dele gefunctioneerd. De reden hiervan is dat veel leden buiten Fryslân zijn gaan studeren. Er wordt nu gekeken of de adviesraad een doorstart kan krijgen.

Prestatie indicatoren

Onderwerp	Indicator	Doelwaarde 2019
Vergaderstukken Provinciale Staten, commissies en Steatemerk	Tijdige aanlevering conform het Reglement van Orde	100%
Besluiten/ingekomen stukken Provinciale Staten	Tijdige afhandeling (binnen 10 dagen na besluitvorming)	100%
De vergadering uitgesplitst naar agendapunten en sprekers op de provinciale website	Maximaal drie werkdagen na de vergadering	100%
Jongeren kennis laten maken met de politiek	Organisatie Statenspel	20

Tweede bestuursrapportage

Gewenste resultaten

Beleid

Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).

		Beleid	Tijd	Geld
1	Een goede afhandeling van de provinciale verkiezingen en aansluitend daarop een goede afhandeling van de Eerste Kamerverkiezingen in de staten van Fryslân.
2	We ontwikkelen een inwerkprogramma voor nieuwe statenleden.
3	We voeren een nieuw ICT-systeem in ter ondersteuning van het werken van de Staten.
4	De onderzoekscommissie leereffect grote projecten levert haar rapport op.
5	We stimuleren het werken met een planningslijst en met startnotities. Ook bewaken we de tijdige afhandeling van moties en toezeggingen.
6	Verder blijven we, waar mogelijk, provinciaal beleid en planning- en controlproducten inhoudelijk verder verbeteren. We maken deze toegankelijker en transparanter.
7	We geven de communicatie vanuit gemeenschappelijke regelingen met Provinciale Staten beter vorm, zodat vertegenwoordigers van Provinciale Staten in de algemene besturen van gemeenschappelijke regelingen hun rol beter kunnen invullen en Provinciale Staten beter worden geïnformeerd.
8	We brengen de provinciale politiek onder de aandacht bij de inwoners van Fryslân. Daarbij gebruiken we nieuwe media actief, zoals Twitter en de Provinciale Staten-applicatie. Om inwoners kennis te laten maken met de politiek, organiseren we weer het statenspel, minstens zo vaak als in 2018, het Fries jeugdparlement, het provinciespel en de gast van de staten.
9	De betrokkenheid van jongeren is steviger verankerd door het instellen van een Jeugdadviesraad. Deze adviesraad zal 2-4 keer per jaar advies geven over onderwerpen die op de agenda van Provinciale Staten staan. Het advies is zwaarwegend maar niet bindend.

Toelichting:

3. Het nieuwe Stateninformatiesysteem is bijna gereed. Om de implementatie in één keer goed te doen wordt door de griffie eerst enkele maanden een test gedraaid en pas daarna is de uitrol naar alle Statenleden. Hierdoor is er een kleine vertraging ten opzichte van de oorspronkelijke planning.
5. De planningslijst die het college aanlevert vertoont nog regelmatig een onevenwichtige verdeling van het aantal onderwerpen per Statenvergadering.
9. De Friese Jeugdadviesraad heeft in 2018 slechts ten dele gefunctioneerd. De reden hiervan is dat veel leden buiten Fryslân zijn gaan studeren. Er wordt nu gekeken of de adviesraad een doorstart kan krijgen.

Prestatie indicatoren

Onderwerp	Indicator	Doelwaarde 2019
Vergaderstukken Provinciale Staten, commissies en Steatemerk	Tijdige aanlevering conform het Reglement van Orde	100%
Besluiten/ingekomen stukken Provinciale Staten	Tijdige afhandeling (binnen 10 dagen na besluitvorming)	100%
De vergadering uitgesplitst naar agendapunten en sprekers op de provinciale website	Maximaal drie werkdagen na de vergadering	100%
Jongeren kennis laten maken met de politiek	Organisatie Statenspel	20

Jaarstukken

Beleidsvelden

Ligt de doelrealisatie op schema?

Beleid
Geen afwijking. Naar verwachting wordt het doel gerealiseerd.
Tijd
Geen afwijking, de verwachting is dat het doel binnen de afgesproken tijd is/wordt gerealiseerd.
Beleid
Mogelijk verwachte, maar nog geen zekere afwijking in de inhoudelijke doelrealisatie, waardoor het doel waarschijnlijk niet wordt gehaald.
Tijd
Mogelijk verwachte, maar nog geen zekere afwijking in de doelrealisatie binnen de tijd, waardoor het doel waarschijnlijk later wordt gehaald.
Beleid
Het doel wordt (zo goed als) zeker niet bereikt.
Tijd
Doelrealisatie binnen de gestelde termijn wordt (zo goed als) zeker niet gerealiseerd.

Zijn de gewenste resultaten gehaald?

Beleid
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is gehaald.
Tijd
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald.
Beleid
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald.
Tijd
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald.
Beleid
Het voorgenomen gewenste resultaat zoals beschreven in de begroting is inhoudelijk niet gehaald.
Tijd
Het voorgenomen gewenste resultaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald.

Zijn de kosten binnen het budget gebleven?

T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan €50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan €50.000
T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan €50.000).
T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan €50.000).

		Ligt de doelrealisatie op schema?	Zijn de gewenste resultaten behaald?	Zijn de kosten binnen het budget gebleven?
1.1	Provinciale Staten en Statengriffie

Gewenste resultaten

Beleid

Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).

		Beleid	Tijd	Geld
1	Een goede afhandeling van de provinciale verkiezingen en aansluitend daarop een goede afhandeling van de Eerste Kamerverkiezingen in de staten van Fryslân.
2	We ontwikkelen een inwerkprogramma voor nieuwe statenleden.
3	We voeren een nieuw ICT-systeem in ter ondersteuning van het werken van de Staten.
4	De onderzoekscommissie leereffect grote projecten levert haar rapport op.
5	We stimuleren het werken met een planningslijst en met startnotities. Ook bewaken we de tijdige afhandeling van moties en toezeggingen
6	Verder blijven we, waar mogelijk, provinciaal beleid en planning- en controlproducten inhoudelijk verder verbeteren. We maken deze toegankelijker en transparanter.
7	We geven de communicatie vanuit gemeenschappelijke regelingen met Provinciale Staten beter vorm, zodat vertegenwoordigers van Provinciale Staten in de algemene besturen van gemeenschappelijke regelingen hun rol beter kunnen invullen en Provinciale Staten beter worden geïnformeerd.
8	We brengen de provinciale politiek onder de aandacht bij de inwoners van Fryslân. Daarbij gebruiken we nieuwe media actief, zoals Twitter en de Provinciale Staten-applicatie. Om inwoners kennis te laten maken met de politiek, organiseren we weer het statenspel, minstens zo vaak als in 2018, het Fries jeugdparlement, het provinciespel en de gast van de staten.
9	De betrokkenheid van jongeren is steviger verankerd door het instellen van een Jeugdadviesraad. Deze adviesraad zal 2-4 keer per jaar advies geven over onderwerpen die op de agenda van Provinciale Staten staan. Het advies is zwaarwegend maar niet bindend.

Prestatie indicatoren

Onderwerp	Indicator	Doelwaarde 2019	Realisatie 2019
Vergaderstukken Provinciale Staten, commissies en Steatemerk	Tijdige aanlevering conform het Reglement van Orde	100%	199%
Besluiten/ingekomen stukken Provinciale Staten	Tijdige afhandeling (binnen 10 dagen na besluitvorming)	100%	100%
De vergadering uitgesplitst naar agendapunten en sprekers op de provinciale website	Maximaal drie werkdagen na de vergadering	100%	100%
Jongeren kennis laten maken met de politiek	Organisatie Statenspel	20	32