Programma 6: Bedriuwsfiering

6.1 Mensen

Begroting

We zorgen ervoor medewerkers maximale kansen te geven en deze flexibel in te zetten. Hiermee willen we bereiken dat minder tijdelijk personeel nodig is en dat de inhuur kan worden afgebouwd. De inhuur dient aan het eind van de coalitieperiode minimaal met de helft te zijn verminderd ten opzichte van de raming in de begroting 2015 (zijnde € 26 miljoen).
We investeren in deze coalitieperiode € 12 mln in het afslanken en moderniseren van de organisatie.

Welke resultaten willen we in 2019 behalen?

* Met de keuze voor budgetsturing voor het Strategisch personeelsplan is het aantal fte geen doel op zich zelf. Omvang en samenstelling bezetting moet passen binnen de kaders van het bedrijfsvoeringbudget.

Wat mag het kosten?

Onderstaande kadernotavoorstellen zijn verwerkt in bovenstaande tabel.

Het totaaloverzicht aan kadernotavoorstellen staat in bijlage 9.

Eerste bestuursrapportage

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 We willen aandacht voor (de ontwikkeling van) de kwaliteiten van medewerkers door die kwaliteiten goed in beeld te brengen en voor iedereen zichtbaar te maken.
2 Uitvoering geven aan het voor 2019 vastgestelde generatiepact.
3 Wij willen dat medewerkers en leidinggevenden zich ontwikkelen in een richting die past bij het opgaaf gestuurd werken. We bevorderen hierbij de mobiliteit en flexibiliteit van medewerkers.
4 We willen komen tot een beperkte inzet van externe inhuur.
5 Uitvoering geven aan onderdelen van de Provinciale CAO 2019-2020 gericht op onder meer Strategische personeelsplanning, invoering Persoonlijk ontwikkelbudget/het goede gesprek/nieuw functiegebouw en beloningsbeleid.
6 We gaan meer uitwisselen en samenwerken met andere organisaties. Dit betreft ook samenwerking met Friese overheden.

Toelichting:

Ad 1. In het kader van organisatieontwikkeling en Strategische personeelsplanning zal beleid en gerichte maatregelen worden gekozen om dit te kunnen realiseren de komende jaren.
Ad 4. Sturing op beperkte inzet van inhuur blijft noodzakelijk. Hiertoe is een capaciteitsplan voor 2018-2022 opgezet vanuit de portfolios.
Ad 6. Kan een bijdrage leveren in het realiseren van Strategische personeelsplanning.

Prestatie indicatoren

Onderwerp Indicator Doelwaarde 2019 Prognose 2019
Ziekteverzuim Percentage ziekteverzuim Maximaal 4,5%
Inhuur Omvang externe inhuur 12,4 mln
Bezetting Aantal fte’s in provinciaal dienstverband * 675
Generatiepact Aantal deelnemers generatiepact 60-70 deelnemers = 20 fte
Traineeprogramma Instroom in programma 10 trainees 10
Participatiebanen Uitbouw instroom mensen met afstand tot arbeidsmarkt conform quotumwet 16-20fte

Toelichting:

* Met de keuze voor budgetsturing voor het Strategisch personeelsplan is het aantal fte geen doel op zich zelf. Omvang en samenstelling bezetting moet passen binnen de kaders van het bedrijfsvoeringbudget.

Tweede bestuursrapportage

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 We willen aandacht voor (de ontwikkeling van) de kwaliteiten van medewerkers door die kwaliteiten goed in beeld te brengen en voor iedereen zichtbaar te maken.
2 Uitvoering geven aan het voor 2019 vastgestelde generatiepact.
3 Wij willen dat medewerkers en leidinggevenden zich ontwikkelen in een richting die past bij het opgaaf gestuurd werken. We bevorderen hierbij de mobiliteit en flexibiliteit van medewerkers.
4 We willen komen tot een beperkte inzet van externe inhuur.
5 Uitvoering geven aan onderdelen van de Provinciale CAO 2019-2020 gericht op onder meer Strategische personeelsplanning, invoering Persoonlijk ontwikkelbudget/het goede gesprek/nieuw functiegebouw en beloningsbeleid.
6 We gaan meer uitwisselen en samenwerken met andere organisaties. Dit betreft ook samenwerking met Friese overheden.

Toelichting:

6. Diverse aktiviteiten die ook een bijdrage leveren in het realiseren van Strategische personeelsplanning. In het kader van organisatieontwikkeling en Strategische personeelsplanning zal beleid en gerichte maatregelen worden gekozen om dit te kunnen realiseren de komende jaren.

Prestatie indicatoren

Onderwerp Indicator Doelwaarde 2019 Prognose 2019
Ziekteverzuim Percentage ziekteverzuim 4,5%
Inhuur * Omvang externe inhuur 12,4 mln.
Bezetting* Aantal fte’s in provinciaal dienstverband 675
Generatiepact Aantal deelnemers generatiepact 60-70 deelnemers = 20 fte
Traineeprogramma Instroom in programma 10 trainees 10
Participatiebanen Uitbouw instroom mensen met afstand tot arbeidsmarkt conform quotumwet 16-20 fte

Toelichting:

Het beïnvloeden van het ziekteverzuim krijgt bijzondere aandacht van management in samenwerking met de bedrijfsarts. De trend laat een gestage daling van het verzuim te zien.

* Met de keuze voor budgetsturing voor het Strategisch personeelsplan is het aantal fte en omvang inhuur geen doel op zich zelf. Omvang en samenstelling bezetting moet passen binnen de kaders van het bedrijfsvoeringbudget.

Jaarstukken

Wat wilden we bereiken?

We zorgen ervoor medewerkers maximale kansen te geven en deze flexibel in te zetten. Hiermee wilden we bereiken dat minder tijdelijk personeel nodig is en dat de inhuur kon worden afgebouwd. De inhuur diende aan het eind van de coalitieperiode (2019) minimaal met de helft te zijn verminderd tot een bedrag van maximaal € 12,4 mln.

Hebben we bereikt wat we wilden bereiken? (doelrealisatie)

Prestatie indicatoren

Onderwerp Indicator Doelwaarde 2019 Realisatie 2019
Ziekteverzuim Percentage ziekteverzuim 4,5% 5,1%
Inhuur Omvang externe inhuur 12,4 mln. 13,2 mln.
Bezetting Aantal fte’s in provinciaal dienstverband 675 678
Generatiepact Aantal deelnemers generatiepact 60-70 deelnemers = 20 fte 75 deelnemers = 20,5 fte
Traineeprogramma Instroom in programma 10 trainees 10 10
Participatiebanen Uitbouw instroom mensen met afstand tot arbeidsmarkt conform quotumwet 16-20fte 14 fte

Toelichting:

Ziekteverzuim
We hebben de doelwaarde voor 2019 niet gerealiseerd, maar zien wel een gestage daling met een prognose om eind 2020 te dalen tot 4,5%. De daling wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door extra aandacht vanuit het management en personeelszaken voor het terugdringen van het langdurig ziekteverzuim.

Bezetting
De bezetting geeft aan hoeveel ambtenaren in provinciale dienst – omgerekend naar voltijdseenheden – daadwerkelijk zijn ingezet voor de realisatie van de provinciale ambities en uitvoering van (wettelijke) taken. Dit is exclusief het aantal medewerkers dat wordt ingehuurd. In 2019 zijn 73 medewerkers uitgestroomd (o.a. pensionering, vertrek op eigen verzoek en einde tijdelijke dienst). Er zijn in 2019 74 medewerkers ingestroomd. Voor een deel gaat het om trainees of de invulling van vacatures. Vanuit de strategische personeelsplanning is aanvullend in totaal voor 45 medewerkers het aflopende tijdelijke contract of inhuur omgezet in een vast dienstverband. Hierbij is de afweging gemaakt dat het gaat om vaste werkzaamheden die we ook willen bezetten vanuit vaste dienstverbanden en zijn de meerjarige consequenties voor het capaciteitsbudget meegenomen.

Generatiepact
Om meer mobiliteit te bereiken hebben wij samen met de vakorganisaties in de commissie voor Georganiseerd overleg een generatiepact afgesproken. Deelname is gestart vanaf 1 maart 2017 en was mogelijk tot en met 31 december 2019. In overleg met de vakorganisaties en de ondernemingsraad is besloten de regeling Generatiepact in deze vorm niet te verlengen. Afspraken zijn gemaakt begin 2020 nieuw beleid te maken waar breed toegankelijk vitaliteitsverlof onderdeel van uitmaakt.  De afronding van de regeling Generatiepact laat een eindstand zien van 75 deelnemers. Dit is rond de 40% van de doelgroep. Door de deelnemers is 20,5 fte aan uren verminderd. Vanaf 1 maart 2017 tot 31 december 2019 zijn meer dan 24 jongeren in provinciale dienst getreden in een dienstverband voor onbepaalde tijd. Deelname, herbezetting en budgettaire uitnutting passen allemaal in de beleidsdoelstellingen.

Traineeprogramma
Ondanks de inkrimping van de formatie blijft een selectieve instroom noodzakelijk ter vervanging van noodzakelijke kennis en ervaring. Binnen de strategische personeelsplanning is de organisatie in staat nieuwe personeelsinstroom gericht op de toekomst mogelijk te maken. We willen daarmee een bijdrage leveren door het aanbieden van kwalitatief hoogwaardig werk. Daarbij hebben we de mogelijkheid om jonge mensen uit Fryslân aan te nemen. Sinds 2012 is gestart met een traineeprogramma waarbij jaarlijks jongeren worden aangetrokken die na een gerichte inzet, ontwikkeling en begeleiding na twee jaar mogelijk kunnen instromen in de organisatie. In 2019 is weer een traineeprogramma gestart met 10 trainees en konden 3 ex-trainees instromen in vaste dienst. In 2019 is de organisatie erin geslaagd om 54 jongeren een stageplaats te bieden.

Participatiebanen
De Pilot functiecreatie bij provincie Fryslân waarmee samen met gemeenten en provincies ervaring is opgebouwd om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in te laten stromen is reeds in 2015 afgerond. Het heeft ook in 2019 geresulteerd in de instroom van medewerkers vallende onder deze doelgroep. Met het totaal van 14 fte in 2019 komen wij als organisatie niet toe aan de quota volgend uit de Participatiewet.

Hebben we de gewenste resultaten bereikt?

  • Exploitatie - Bedragen x € 1.000,-
  • Inhuur
  • Realisatie 2018
  • 18.404
  • Begroting 2019 na wijziging
  • 11.816
  • Rekening 2019
  • 13.168
  • Saldo begroting en rekening
  • -1.352

Inhuur derden
Inhuur van derden is nodig voor een flexibele bedrijfsvoering. Het uitgangspunt is dat vaste werkzaamheden worden uitgevoerd door vaste medewerkers en dat inhuur plaats kan vinden bij pieken in werkzaamheden, specifieke/specialistische taken waarbij kennis van buiten nodig is en bij vervanging wegens ziekte. De organisatie heeft in het vorige coalitieakkoord als opdracht meegekregen de omvang van inhuur in deze periode te halveren naar € 12,4 mln. In het capaciteitsbudget is dit richtinggevend, maar sturen we op het totale capaciteitsbudget en kijken vooral naar het takenpakket en de gewenste verhouding tussen (tijdelijk) provinciaal dienstverband en inhuur derden.

Hieronder is de omvang van de externe inhuur ten opzichte van de begroting 2019 en de realisatie 2018 in beeld gebracht.

Print deze pagina